¿Cómo definir el Cloud Computing?
Es una nueva forma de trabajo que se caracteriza por:
Poder acceder a la información y gestionarla simplemente con un dispositivo que tenga un navegador y conexión a internet.
Con ello dejamos de invertir en infraestructuras y pasamos a pagar un servicio en función del uso, volumen, utilidad... de las aplicaciones o/y infraestructuras públicas o privadas que utilicemos.
El Cloud Computing nos introduce en nuevas formas de comunicación, nuevas formas de trabajo, las del siglo XXI.
Estos son algunos de los aspectos que se pueden mejorar con la ayuda del "Cloud Computing"
Facilitar la movilidad
Poder acceder a la información y trabajar en cualquier lugar del mundo, desde casa, cuando se requiera y sin necesidad de llevar los datos encima, es una de la ventajas del Cloud Computing.
Fomentar el trabajo en equipo
Compartir documentos, calendarios, comentar normas en blogs de uso interno, comunicarnos de forma directa, pudiendo vernos las caras, a distancia, crear una comunidad social entre el personal interno, los clientes, los proveedores, colaboradores externos..., nuevas formas de comunicación que fomentan el trabajo en equipo.
Reduccir costes
Se puede implementar inicialmente Cloud Computing prácticamente con el coste de la organización y de la formación. Este gasto se recupera rápidamente con el ahorro que de forma progresiva se va produciendo en infraestructuras informáticas, su mantenimiento, tiempos perdidos por el personal y pérdida de datos.
Las posibilidades de comunicación y difusión que nos ofrecen estas nuevas formas de hacer, tendrá un impacto tan grande en el mundo empresarial que es como una refundación.
Las empresas del siglo XXI que sobrevivirán serán las Empresas 2.0
Análisis General Previo
Contiene una descripción de la situación actual en la que se relacionan las aplicaciones que utilizan en la actualidad y una descripción general de las infraestrucuras y servicios actuales.
Dentro de este estudio se referencian posibles objetivos de mejora y se proponen los pasos iniciales para conseguirlos.
Mantenimiento
Se ha de llevar un control de usuarios, cuentas de correo, accesos y aplicaciones a utilizar, claves de acceso...
Atender las consultas funcionales de los usuarios de las aplcaciones...
Mantiener informados y formados a los usuarios de las novedades y nuevas funcionalidades de las aplicaciones que utilizan.
Definir y Organizar
Partimos de una definición conjunta de los objetivos a cubrir y de los recursos a emplear. El utilizar estas nuevas formas de trabajo es una buena oportunidad para, de forma progresiva ir revisando la organización, la comunicación, el control.. .
Formación
Una formación práctica y estructurada al equipo de trabajo de las nuevas formas de hacer y de sus ventajas aseguran el éxito de la implementación.
Los turnos de una cadena de cafeterias
Uno de los problemas de Fernando Sanchez, responsable de una cadena de cafeterías era cuadrar los turnos, controlar que todo el mundo estuviese en su logar a su hora y reaccionar con agilidad cuando se producian incidencias.
El caso de la Documentación comercial
Para Roque Lucas, responsable de marketing de una Empresa de sumistros del Vallès, era un problema mantener informados a los 16 vendedores de las novedades y actualizaciones de productos, ofertas y estrategias comerciales.
Con frecuencia se les "traspapelaba" la ultima versión y no transmítian la información de forma correcta a sus clientes.
El trabajo a distancia
Encontrar programadores / diseñadores no es fácil, a veces se encuentran lejos, o por su naturaleza no les motiva el desplazarse cada día, el tiempo , los atascos, los gastos...
La solución aplicada
La utilización de herramientas de video conferencia, compartir la documentación ha facilitadado la comunicación y el rendimiento del trabajo de su equipo remoto.
Cecilia responsable de consultoria y programación ve las caras a sus programadores del Uruguay cada día y no hay errores con las diversas versiones de los análisis funcionales.
¡Solo hay una!
Se creó un calendario para cada cafetería y otro que los integra de forma selectiva, planifica los recursos, avisa de los cambios y controla su consecución y todo ello sin necesidad de comunicarse verbalmente.
En poco tiempo y desde cualquier lugar Fernando lo tiene todo organizado y controlado. Si hay alguna incidencia, el sistema le avisa.
Creamos una cuenta con el Docs de Google de documentación comercial por niveles y categorias.
De esta forma siempre hay un único documento compartido por todos donde quiera que estén. Cuando se introduce una variación el sistema emite un aviso a los comerciales. En determinados temas se publica la documentación en un blog que permite al equipo realizar sus comentarios o dudas para todos. Participación y motivación.
¿Cómo introducirse?
Nuestra propuesta inicial es ir entrando de forma progresiva. Crear una Estructura Funcional en la Nube (CFS), marcar pequeños y concretos objetivos de mejora e irse familiarizándo con las aplicaciones, empezar a trabajar con blogs, alertas, redes sociales, feeds..., Por ejemplo, se puede empezar por:
Compartir Documentos
Definir y compartir de forma pública o restringida:
Que nos faciliten el trabajo en equipo y el acceso a la información.
Correo Electrónico
Canalizar nuestro actual correo corporativo para su uso habitual o simplemente sincronizarlo, ¡ya tenemos una copia de seguridad!, o bién simplemente para poder acceder desde cualquier lugar.
Desde aquí podemos empezar a crear alertas sobre temas de interés, subscripciones a noticias...
Compartir Agendas
Poder gestionar las agendas y acceder y organizar de forma fácil y efectiva los calendarios y programas de trabajo de nuestro equipo desde cualquier lugar con un simple dispositivo que tenga conexión a internet.
Empezar a crear un Blog interno
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